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企业中的流程管理，是保证工作效率提高的关键。而对于信息化团队来说，搭建流程，让需求对接快、处理效率高、产出看得见，是团队持续高效运作的引擎之一。
一.案例背景
方正PCB隶属于方正科技集团股份有限公司，是全球领先的印制电路板（PCB）厂商之一，成立于1986年，月产能20.8万平方米，2021营业收入达到32.07+亿元。
方正PCB信息化团队承接企业的日常需求和项目类需求，为提高团队工作效率，急需找到适合的流程和对应的工具支撑。在工具方面，已经做过几个阶段的尝试。
- 阶段一：使用Excel管理
- 问题：手动维护需要消耗过多人力，且缺少修改记录，后续不便维护。
- 阶段二：使用市面上其他需求管理工具
- 问题：重而复杂，有很多功能用不到；流程太死板，控制不便。
最后方正PCB信息化团队在梳理了适合自己的流程管理方式后，选择了功能更轻量、流程更灵活的数知鸟作为工具支撑。在数知鸟上搭建了企业信息化需求的管理流程。
基于流程管理的重要性，方正PCB信息化团队在流程管理中主要做三件事。
- 提高企业工作的效率。优化工作流程，把不必要的工作环节剔除出去。
- 降低企业运营成本。减少流程中不必要的人力物力消耗，缩短流程的周期。
- 控制风险。通过流程规范，让工作有据可依，避免出现互相推诿等现象。
一起来看方正信息化团队陈经理的实践成果分享吧~
二.案例实践
01 | 需求流入—— 高效对接，简化需求流入步骤
我们在信息化部门建立需求收口，即需求分析组，组员按不同的业务线或业务领域对接业务的需求，并负责分析、设计。让业务有需求时能够找得准、沟通快，有效提高需求对接的效率。
在需求的表单中，我们记录各环节负责人，以及需求的提升改善类型，不仅能够对需求做详细的把控，还可在需求工作进行一段时间后，复盘团队产出，确保团队结果。
02 | 需求处理 —— 各司其职，减少不必要人力消耗
我们在数知鸟中设置了以下工作流以支撑需求流转，也让不同成员可以聚焦自己需要关注的需求状态。
需求的统一管理是流程的基础，在需求处理的过程中，我们也能通过需求统一管理来把控需求情况。
例如我们团队里有各种职能的工程师，我们可以快捷确认需求是否达到需求难度与工程师职能的正向匹配。
数知鸟中的需求故事墙能够辅助实现对需求处理的把控，以此分析实际工作中的问题。
例如：团队20几个开发，是否每个人手头都有开发中的任务？有没有需求提了很久还没有进入处理？特别是当需求量大的时候，更需要对需求状态做可视化的展现，从而把控问题。
03 | 需求复盘 —— 复盘历史，不断迭代流程规范
需求处理工作进行到一定阶段时，我们也会对历史数据进行复盘，反思有无需求排期、人员分配的不合理等问题，从而提升需求管理的规范性。
另外在部门做月、季度总结时也需要数据来源。我们不仅以需求数量为唯一标准，而是对每个需求都进行难度系数、工时的区分，来进一步量化员工的工作量，多劳多得。
在数知鸟看板功能中，我们能够将所需数据进行统计，可视化展现工作。不仅可以使用数知鸟提供的内置看板，也能使用企业数据自行制作看板，越来越完善的数据能够满足我们的统计需求。
三.后续规划
目前，我们利用数知鸟空间管理的功能，对日常需求和重点项目进行更便捷的管理。特别是整体流程的把控，让需求从开始到结束的链条清晰可见，实现了需求的高效流转和项目关键里程碑的的重点管控。
接下来我们也将推动业务部门与数知鸟更多的互动，以及通过数知鸟与帆软决策系统的集成，将报表需求一并管理起来，从而更高效实现的业务与IT的融合。
目前，已经有3000+企业通过数知鸟平台获得更便捷的需求管理体验，如果你也想提高需求管理水平，就赶快点击下方注册使用吧！
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