场景
每个月月初的时候，按照以往惯例财务部门都会忙于整理上月单据和打印凭证。累计下来一个月的凭证，少则几十张，多则几百张，对于财务人员并不是个轻松的事情。可从 20126 年的“电子发票”到 2022 年的“全电发票”再到 2023 年的“数电发票”，国家财政部的数字化政策已经推行多年，企业财务还需要每个月打印纸质发票做凭证用于审计么？所以就引发了以下 3 个问题，笔者除了通过阿里 AI 通义千问进行了探索，也查找了国家税务局相关网站的反馈，详情如下：
1.国家已经全面推广数电发票了，企业审计时是否还要求作为凭证进行打印存档呢？
AI 回答：随着全面数字化电子发票（数电发票）的推广，企业审计的实践也在逐步适应无纸化趋势。根据《会计档案管理办法》（财政部、国家档案局第79号令）等相关规定，电子会计凭证的归档及管理已经有了明确的要求。这意味着，在满足相关规定确保电子凭证的真实性、完整性、可追溯性的前提下，数电发票不必一定打印出来进行存档。
企业可以采取电子形式保存数电发票作为审计凭证，但需确保所采用的电子存储系统符合法律法规要求，能够有效防止数据篡改和丢失，且在需要时能够准确、完整地检索和呈现发票信息。换句话说，只要企业建立了可靠的电子会计档案管理系统，并且该系统符合国家关于电子档案管理的标准，数电发票就可以无需打印直接用于审计和存档用途。
当然，如果企业内部管理或特定情况下仍有需求，数电发票也可以打印出来作为辅助或备份，但这一操作不再是强制性要求。因此，是否打印存档更多取决于企业的实际管理需求及对电子档案管理系统的信赖程度。
2.在什么情况下，企业可能仍需要打印数电发票存档？
AI 回答：尽管全面推广数电发票后，企业可以主要依赖电子形式的发票进行存档，但在某些情况下，企业可能仍会选择或需要打印数电发票存档。以下是一些可能的原因：
1. 内部政策要求：一些企业可能有内部规定，要求所有发票必须有纸质副本，特别是在过渡期，当企业从纸质发票向电子发票转变时，可能会采取保守策略。
2. 合规与审计需求：虽然电子发票被认可具有与纸质发票相同的法律效力，但在某些行业或特定审计情境下，审计师可能更倾向于查看纸质记录，尤其是对于那些尚未完全接受电子记录的审计机构或特定客户。
3. 系统兼容性与数据安全性：如果企业的IT系统或电子文档管理系统不足以保证电子发票的安全性和完整性，或者担心电子数据可能因系统故障而丢失，企业可能会选择打印发票作为备份。
4. 长期保存需求：尽管电子数据理论上可以长期保存，但如果担心技术变化导致未来无法读取现有电子格式（例如，XML、PDF或OFD等），企业可能会打印发票以确保长期可访问性。
5. 员工习惯与培训：在一些组织中，员工可能更熟悉处理纸质文件，尤其是在没有充分培训员工如何管理和存档电子文件的情况下，打印发票可以作为一种过渡方案。
6. 法律纠纷准备：在涉及法律纠纷的情况下，实体证据可能更易于展示和验证，因此企业可能会选择保留纸质副本以备不时之需。
7. 外部要求：某些交易伙伴或监管机构可能仍然要求纸质发票，尤其是在跨国交易中，不同国家和地区的规定可能有所不同。
总之，企业是否打印数电发票存档取决于多种因素，包括但不限于上述提到的企业政策、合规要求、技术能力、员工习惯以及外部环境的需求。随着技术进步和电子发票管理规范的完善，未来对纸质发票的依赖可能会逐渐减少。
3.国家税务总局河南省税务局-开具的电子发票需要打印纸质版本入账吗？
痛点
是不是看完了这些解释和政策，似乎还是没有解决问题？因为毕竟数字化转型进程不是个短期过程，在实践中大多数企业还是为了避免争议，仍然要求财务人员每月做凭证时，不仅必须把数电发票打印出来，更要求发票与单据一一对应，但这就会带来以下几个痛点：
1.发票格式不统一
申请人提交的发票有时是发票截图，有时是 PDF 文件，有时又是打包压缩文件，统一打印时需要调用不同的打印工具，容易出错且费时费力。
2.发票附件命名不一致
申请人提交的发票文件名称基本都是按原始文件填写的，五花八门各种各样，一旦统一与简道云表单导出，很难一一对应进行匹配。
3.简道云打印模板不支持打印附件
笔者曾咨询过简道云客服，即便是在打印模板中把发票附件设置进入模板中，也无法同步进行打印，实际打印输出的内容仅显示为原始文件名称。
解决
1.简道云搭建表单
按财务实际场景使用简道云进行搭建表单（具体可参考简道云模板中心的“财务/报销”各类模板，例如https://www.jiandaoyun.com/hc/detail/6662ac83fc8359514ef9f454），但相关关键字段及定义建议参考下表相关设置
2.财务费用表单关键字段定义表
备注：“发票上传”附件字段设置为仅限 pdf ，主要是为了限制申请人只能提交 PDF 格式的数电发票文件，在实践中经常会出现使用发票截图或其他格式申请报销的现象，在此为便于统一管理建议设置为仅限 PDF
3.授权子管理员
简道云→通讯录→管理员→添加管理组→添加对应管理员和表单应用权限
4.子管理员批量导出发票附件
子管理员登录简道云→数据管理→按流程状态和更新时间筛选出上月全部已流转完成的表单→批量操作→导出附件→筛选后数据的附件→选择“发票上传”字段→导出时附件命名方式按表单中字段命名→选择“付款单号+发票”→生成下载链接
5.使用 Acrobat 批量打印发票
解压缩附件包→全选所有 pdf 文件→选择使用 Adobe Acrobat 打开（一次性能打开多少个 pdf 文件因人而异，通常和电脑内存有关，为避免 Acrobat 崩溃，建议一次性打开不超过 10 个文件）→选择“打印”（注意：相关选项请务必参照下表进行定义，否则无效）→校验（注意校验打印预览窗口左上角是否显示文件名）→打印一张测试页面→测试无误后即可开始逐个进行打印（设置定义前置默认定义即可）
6.Acrobat 打印页面设置关键定义表
备注：其他未做要求的选项定义，可根据财务管理实际要求进行灵活调整，具体不在本文中赘述
7.最终打印效果
价值
通过上述解决方案的实施，企业不仅能够有效应对当前数字化转型进程中遇到的具体挑战，还能在提高工作效率、确保合规性的同时，进一步挖掘数字化管理的潜在价值。
1.提升工作效率与准确性
- 统一格式与简化流程：限定PDF格式上传发票，统一了发票的存储与处理格式，减少了因格式不一导致的处理错误和时间浪费。通过简道云批量导出附件中的“按表单中字段”的命名规则，确保了发票与单据的一致性与可追溯性，提高了财务审核的效率与准确性。
- 批量处理能力：利用简道云的批量导出功能与Adobe Acrobat的批量打印能力，显著缩短了原本手工逐一处理发票的时间，使财务人员能集中精力于更高价值的分析和决策支持工作上。
2.增强合规性与风险管理
- 符合电子档案管理标准：通过使用简道云建立标准化的电子发票管理流程，确保了电子凭证的真实性和完整性，符合国家关于电子会计档案管理的法规要求，降低了因不合规操作带来的法律风险。
- 数据安全与备份：结合电子存档与必要的纸质打印备份，为企业构建了一套更加稳固的数据安全体系，确保了重要财务信息即使在面临系统故障或自然灾害时也能得到妥善保存。
3.促进环保与可持续发展
- 减少纸张消耗：虽然在特定情况下仍需打印，但通过限制纸张幅面和双面打印规则，在整体上仍大大减少了对纸质文件的消耗，符合绿色办公理念，有助于降低企业运营成本，同时响应国家节能减排的号召。
4.提升员工技能与适应性
- 技术培训与能力提升：通过引入简道云和Adobe Acrobat等数字化工具的使用，促使财务团队不断学习新技术，提升数字化技能，增强了团队面对未来数字化变革的适应性和竞争力。
5.优化内部管理与沟通
- 透明化与协作效率：简道云平台的使用，使得报销流程更加透明，便于跨部门协作，同时也方便管理层实时监控财务状况，及时做出管理决策。
结论
综上所述，虽然数字化转型是一个持续的过程，其间会遭遇各种挑战，但通过合理的策略部署和技术手段的应用，企业不仅能够克服当下困境，还能借此机会全面提升财务管理的现代化水平。此方案的实施不仅解决了数电发票不得不打印的即时痛点，更是为企业长远的数字化战略奠定了坚实的基础，推动了财务管理的智能化、高效化转型。
